Non ho mai tempo (non è un alibi).
Ogni mattina mi sveglio e corro… poi arrivo a fine giornata e penso che non ho tempo per fare quello dovrei fare… Non ho tempo!!
Quante volte l’abbiamo detto o sentito dire? Indistintamente da tempo lavorativo o personale, è la frase più detta dell’ultimo decennio e in costante crescita a causa della pervasività dei devices, dei social networks, etc. Tutti perfetti strumenti mangia-tempo.
Non abbiamo scelta: In una società sempre più competitiva, cerchiamo di gestire le frazioni di tempo tentando di guadagnare qualche minuto alla volta…per tutta la giornata.
Pare che nelle società pre-industriali tra il “tempo del lavoro” e il “tempo personale” non c’era alcuna distinzione. Considerando lo spazio del lavoro, ossia la fattoria, come sovrapposto allo spazio privato, ossia l’abitazione. È con l’avvento della Rivoluzione Industriale che si realizza, invece, la massima separazione tra le due forme di tempo: la fabbrica con i suoi cancelli e la propria casa.
Oggi, nella società digitalizzata, le nuove forme di comunicazione hanno riportato in luce quel processo di osmosi tra le due forme di tempo rendendo difficile ed oramai impossibile, soprattutto per i mestieri cosiddetti “digitali” , una loro definitiva distinzione. Le persone sono sempre più ‘ibride” e “contaminate”, calate in un percorso progettuale non nettamente distinguibile.
Seppur è un dato provato che questo “flusso” ci migliora la vita (a noi e alle aziende per la quale lavoriamo) ma non significa però che la gestione sia più semplice, anzi…essere sempre always on ci rende sotto continuo attacco di un surplus di stimoli esterni difficili da controllare e governare.
Ti sei mai chiest* come facciano quegli imprenditori che hanno tra le mani più aziende di successo a fare tutto? O quegli scrittori che riescono a pubblicare un libro di successo nonostante lavorino a tempo pieno? Visto che tutti abbiamo da vivere 24 ore al giorno, quasi sicuramente è un tema di organizzazione del tempo.
Apro un thread veloce: ti sei chiesto anche come fanno certe persone a fare tutte quelle cose e avere sempre il sorriso? Ne riparleremo… ma se nel frattempo vuoi conoscere la droga che usano lascia l’e-mail qui. ; )
Di base, se la vuoi smettere di sentirti che non hai tempo devi solo imparare a conoscerti meglio.
L’affermazione “non ho tempo” è la verità se non conosci davvero i tuoi tempi.
Se per scrivere un’e-mail impieghi mezz’ora di tempo e ne avevi considerati dieci minuti allora capisci quanto è importante pianificare e soprattutto “conoscersi”. Ricordo che ognuno di noi ha un tempo diverso per ogni operazione (per farla bene), un tempo relativo e personale. Non è giusto o sbagliato ma semplicemente un tempo diverso.
Esistono su questa terra molte persone felici che anche se non svolgono tutti i compiti nella giornata non ne fanno un dramma, ma non possiamo nascondere che la mala gestione del tempo ci crea difficoltà… nel tempo appunto. La pianificazione efficace è importante non per l’ ansia del controllo ma perché ci porta meno guai e ci porta valore nelle cose dove serve, vita privata e lavoro, procrastinando così le cose inutili, quelle che ci portano a sentirci insoddisfatti e con il passare del tempo perdenti.
Dopo questo sermone melodrammatico possiamo dire che esistono metodi per diventare più bravi nella gestione efficace del nostro tempo? La risposta è nooo.
Esiste solo la consapevolezza di ciò che si fa nel tempo corretto per noi stessi. Ed esiste anche l’abilità di riconoscere ciò che è prioritario da ciò che è una finta priorità.
Non esistendo un processo perfetto di time management questo post potrebbe chiudersi qui. Ma non prima di ricordare che la to do list è una cosa seria. Eccola:
1. Prendi un foglio bianco (tools o agendina viola va bene uguale)
2. Dividi la giornata tra mattina e pomeriggio.
3. Riporta le attività lavorative in elenco in ordine di priorità da svolgere entro la mattina e poi quelle per il pomeriggio.
4. Se ce ne sono scrivere in un altro elenco le attività non lavorative fondamentali improrogabili.
5. Se sono troppe scegli cosa non fare e come gestirle (delega o altro giorno).Dopo il pranzo fai check di come è andata la mattina e rivedi le attività per il pomeriggio.
6. Mentre le esegui, oppure la sera, elimina le attività eseguite e goditi la soddisfazione della leggerezza di aver portato a termine i compiti della giornata ; )
Solo per gente “pro” – Riporto un modello di priorità da associare alla to do list che viene citato spesso quando si parla di time management: la matrice di Eisenhower.
Il suo modello di priorità ha 4 misure efficaci:
1 – Crisi: importante e urgente (azioni non delegabili e da svolgere il prima possibile)
2 – Qualità: importante ma non urgente (azioni da pianificare per un secondo momento)
3 – Inganno: urgente e non importante (azioni da delegare)
4 – Spreco: non importante e non urgente (azioni superflue)
Uno dei passaggi più delicati è scegliere cosa non fare e le urgenze. Dovrai riuscire a discernere ciò che è davvero importante, e poi avere il coraggio di dire “No” o “Non ora” a ciò che non lo è – una cosa sgradevole e, a volte, rischiosa. Questa gestione deve essere agile e fluida e non rigida, anche se hai strutturato il tempo con attenzione, ci saranno questioni urgenti (issime). Lasciati, dunque, un po’ di spazio libero.
Adesso possiamo dire: Ogni mattina mi sveglio e prima di correre, pianifico…
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Emanuele Caccamo
Comunicare, motivare, negoziare, decidere, gestire lo stress, chiedere e offrire un aiuto effettivo, saper essere positivi e felici nell’ordinario. Se pensate di poter fare tutto questo senza la presenza di legami forti, vi illudete.